PC-Tip: Excel-Makro für Umsatzsteuer (Hirth)

Der PC-Tip:

Excel-Makro für Umsatzsteuer

Ziel ist es, mit einem einzigen Tastenkürzel die Umsatzsteuer auf einen vorhandenen Nettobetrag auszuweisen und sodann die Summe von Netto und Steuer auszuweisen. Natürlich ist es nicht schwer, diese Berechnung mit einem Taschenrechner auszuführen. Jene Methode ist auch viel effektiver, wenn man nur für einen einzelnen Betrag die Umsatzsteuer ausrechnen will.

Aber wer ohnehin gerade Beträge in eine Excel-Tabelle eingegeben hat (z.B. um in einem Bauprozess ein Bauvorhaben umzurechnen), für den ist es unbequem, den ohnehin im PC schon vorhandenen Nettobetrag von Hand in den Taschenrechner einzugeben, dort die Umsatzsteuer zu berechnen, das Ergebnis abzuschreiben, dann wieder im Taschenrechner die Summe auszurechnen und das Ergebnis erneut abzuschreiben. Das kann man automatisieren.

Hierzu erstellt man wie folgt ein Makro, wobei die Beschreibung auf der Excel-Version 2007 beruht. Und lassen Sie sich nicht von der Länge der Beschreibung abschrecken; es geht ganz schnell und einfach; die Länge beruht nur auf der Beschreibung auch kleinster Schritte zu Ihrem Komfort.

- Die Erstellung des Makros –

Öffnen Sie ein leeres Excel-Blatt.

Geben Sie im Feld B2 den Betrag 1000 ein.

Nach der Betätigung der Return-Taste befinden Sie sich nun in Feld B3 und das muss bis zum nächsten Schritt so bleiben.

Aktivieren Sie nun die Makroaufzeichnung, indem Sie in der Menüzeile auf „Ansicht“ und dort im Feld „Makros“ den Untenpfeil klicken.

Dort wählen sie „Relative Aufzeichnung“[1] aus[2].

Sodann klicken Sie nochmals den Untenpfeil an und dort auf „Makro aufzeichnen“. In das sich öffnende Menü geben Sie einen Namen an (z.B. USt) und fügen in das Tastenkombinationsfeld nach Strg ein kleines u ein und befehlen die Speicherung in „persönliche Makroarbeitsmappe“.

Achten Sie im Folgenden darauf, dass Sie sich möglichst nicht vertippen, denn auch das Korrigieren der Tippfehler wird mit aufgezeichnet[3].

Geben Sie in Feld A3 ein: 19% USt.

Klicken Sie auf Feld B3 und geben Sie dann im Funktionsfeld, das sich unter der Menüzeile befindet, Folgendes ein:

=Produkt(0,19;B2)

Nach drücken der Return-Taste gehen Sie zurück auf Feld B3 und drücken Strg+Shift+u zum Setzen des Summenstrichs unter die Umsatzsteuer.

Geben in Feld A4 das Wort „brutto“ ein.

Klicken Sie auf Feld B4 und geben Sie dann im Funktionsfeld unter der Menüzeile Folgendes ein:

=SUMME(B2:B3)

Nach drücken der Return-Taste klicken Sie nun in der Menüzeile auf Ansicht /Makros / Aufzeichnung beenden.

Schließen Sie dann die Tabelle (speichern nicht erforderlich) und beenden Sie Excel ganz. Dabei werden Sie gefragt, ob die Änderungen der persönlichen Makroarbeitsmappe gespeichert werden sollen; das bestätigen Sie.

- Die Benutzung –

Machen Sie nun die Probe aufs Exempel und öffnen Sie eine neue Excel-Tabelle. Geben Sie in Feld C3 den Betrag 2000 ein. Nach Abschluss der Eingabe mittels Return drücken Sie strg u, dann ist das erstrebte Ziel erreicht und das nicht nur für dieses eine Mal, sondern für alle künftigen USt.-Berechnungen.

Denken Sie auch für die Zukunft daran, dass Sie den u-Befehl nicht eingeben, wenn sie sich auf dem Feld des Netto-Betrags befinden. Vielmehr müssen Sie sich in dem Feld unter dem Netto-Betrag befinden, wenn Sie den Berechnungsbefehl geben. Das habe ich so eingestellt, weil dies bei laufenden Eingaben der Normalfall ist.

Wolfgang Hirth

[1] Sollte dort dieser Menüpunkt bei Ihnen nicht enthalten sein, so probieren Sie Folgendes aus: Links oben befindet sich ein Kreis mit dem Windows-Zeichen; auf den klicken Sie. In dem sich öffnenden Menü steht unten in der Fußzeile der Eintrag „Optionen“; darauf klicken Sie. In der Regel sind Sie dann schon im Untermenü „Häufig verwendet“, anderenfalls klicken Sie auf jenes Untermenü. Dort setzen Sie das Häkchen bei „Entwicklerregisterkarte …“ und klicken „ok“. Dann befindet sich der Punkt „Relative Aufzeichnung“ zumindest in der Menüzeile unter „Entwicklertools“.

[2] Das ist wichtig, weil ohne die „relative Aufzeichnung“ das Feld B2 als absolute Position des Nettobetrags im Makro verankert wird. Sie wollen die Berechnung aber ja nicht ausschließlich für B2, sondern für das jeweils markierte Feld ausführen.

[3] Sollten Sie sich vertippt haben und trotzdem das Makro gespeichert haben, so können Sie es nur löschen, wenn Sie zuvor die sog. persönliche Mappe anzeigen lassen. Dazu klicken Sie in der Menüzeile auf „Ansicht“ und dort im Feld „Fenster“ auf „einblenden“. Danach gehen Sie über die Menüzeile auf „Ansicht“, im Feld „Makros“ auf „Makros anzeigen“. Dort führen Sie die Löschung durch. Danach blenden Sie die persönliche Mappe wieder so aus, wie Sie sie eingeblendet haben.